Mantener el orden y la organización en la oficina es un asunto que preocupa a muchos profesionales, no sin razón, por la importancia que tiene en la productividad y el bienestar de todos aquellos que comparten un espacio de trabajo.
Al respecto existe una amplia literatura, con multitud de sistemas que se aplican a diferentes entornos. En este artículo abordaremos cómo se organiza la oficina mediante el método KonMari, una propuesta para mantener el orden diseñada por la japonesa Marie Kondo que en los últimos tiempos ha obtenido un notable éxito.
Como muestra, basta decir que la autora fue incluida en 2015 en la lista de las cien personas más influyentes del mundo que elabora la revista Time y su obra, “La magia del orden”, ha vendido alrededor de cuatro millones de ejemplares en treinta países.
Aunque el trabajo de Kondo se centra, sobre todo, en cómo organizar el entorno doméstico, lo cierto es que sus directrices son perfectamente compatibles con las oficinas y otros espacios de trabajo.
Se trata de un método sencillo en su concepción pero que, a la hora de llevarlo a cabo, puede resultar chocante para muchos, puesto que una de sus principales directrices se centra en la discriminación de lo útil, lo valioso, de lo que ya no nos aporta nada. La siguiente acción pasará por la eliminación de aquello que consideramos que ya no merece la pena conservar. Por último, una vez hecha la criba, se pasa a la organización final del espacio.
Esta simplicidad, realmente, no se traduce en un método sistemático y descrito paso a paso con multitud de directrices detalladas. Más bien, se centra en llevar a la práctica estos tres procesos de golpe, sin parar. De esta forma se favorecerá un cambio en la mentalidad y se acabará visualizando mejor el fin último que queremos lograr: el orden en la oficina.
1. Selecciona y desecha
El primer paso se asemeja a una pequeña revolución. Se han de vaciar estanterías, armarios, cajones, mesas… todo mobiliario que guarde objetos. Una vez tengamos todas las cosas fuera de su espacio y haber instaurado oficialmente el caos, comienza la selección de lo que queremos conservar y lo que queremos desechar.
La selección es un proceso difícil, ya que los criterios para tomar la decisión de eliminar algo siempre despierta ciertas dudas. Al respecto, este método propone que nos planteemos algunas preguntas sobre los objetos relativas a su utilidad y su valor para nosotros.
Acerca del primer punto, nos ayudarán interrogantes como cuándo fue la última vez que se utilizó tal cosa, qué papel cumple o si hay otra que sustituye su función. Un ejemplo de típicos objetos que se almacenan pero que ya no sirven pueden ser programas informáticos antiguos y desfasados, manuales repetidos, revistas viejas o electrodomésticos que se han sustituido por otros nuevos.
En cuanto a su valor, este método se refiere a lo que significa esa cosa para nosotros más allá de su utilidad, como puede ser un regalo de alguien cercano o una fotografía familiar. Puesto que estamos hablando de la organización en la oficina, es plausible considerar que este tipo de objetos no deben ser muy numerosos ni ocupar demasiado espacio.
2. Elimina
Una vez tengamos toda la selección, el siguiente paso es acabar con todo aquello que no ha pasado el filtro de selección. Aunque cueste tomar esta decisión, realmente merecerá la pena hacerlo, ya que el paso anterior ha servido para discernir qué es realmente útil y valioso, lo que merece la pena conservar.
3. Organiza
Llegados a este punto, Konmari propone dos reglas fundamentales: guarda todo en el mismo sitio y no disperses los lugares donde se van a almacenar las cosas. Dicho de otra forma, que todos los objetos estén ordenados en un mismo espacio.
Así, considera que un buen armario que acoja todo de manera ordenada es un lugar perfecto. Además, señala que la ordenación en vertical es la mejor, ya que esta disposición deja todos los objetos a la vista, no se amontonan uno encima del otro.
Con esta medida tendremos el resto de la oficina libre, a la vez que sabremos dónde está cada cosa puesto que es solo un lugar el que acoge todo. Aunque esta idea resulte chocante, lo cierto es que llevada a la práctica no es tan complicada y favorece un espacio de trabajo cómodo y agradable.
