La sala de reuniones es imprescindible para la imagen de nuestro negocio. Al fin y al cabo va a ser la zona más visible para socios y posibles clientes y es en ese espacio físico donde se tomarán algunas de las decisiones más importantes de la empresa. Por estos motivos, es crucial que en una sala no falte de nada y que todos los participantes se sientan cómodos.
Comenzamos dando algunos prácticos consejos sobre cómo organizar una sala de reuniones de la manera más eficiente posible. Aunque siempre puede haber algún imprevisto, si se siguen, una reunión sin problemas logísticos estará casi asegurada. Estos son siete prácticos consejos para organizar tu lugar de reunión:
1 Repasa los materiales necesarios
Mesa, sillas, pantalla, proyector o televisión, teléfono, agua, cuadernos o bolígrafos son algunos de los objetos imprescindibles en una reunión de negocios. Pero dependiendo del encuentro serán necesarios otros materiales complementarios como pueden ser las muestras de producto o documentación. En el caso de que en la reunión sea necesario contar con informes, es una buena idea imprimir algunos más que el número de asistentes, puesto que es muy habitual que en una reunión más informal haya invitados imprevistos de última hora.
2 Dispón las mesas y sillas de la forma más apropiada
La distribución de las mesas y de las sillas en una sala de reuniones es más importante de lo que parece y depende en gran medida del objeto del encuentro. Por ejemplo, disponer la sala como un auditorio es adecuado cuando se presenta un producto o proyecto.
En el caso de las reuniones formales de negocio, la disposición imperial (una mesa rectangular con las sillas frente a frente) o en forma de U es lo más habitual. Tampoco hay que olvidar el protocolo. Una opción para colocar a cada persona en su lugar es la de disponer pequeños carteles con el nombre y el lugar asignado.
3 Prueba antes la tecnología para que no falle
Aunque parezca que todo está a punto, la tecnología no es infalible. También puede fallar. Por ello, si vas a necesitar un ordenador y proyector para, por ejemplo, hacer una videoconferencia prueba primero que funcione. No es aconsejable dejarlo para el último momento sino que es mejor probarlo unos días antes con el archivo que vayas a proyectar o con la persona que vayas a contactar a través del vídeo.
Intenta igualmente proporcionar un espacio con Wifi puesto que muchos de los participantes llevarán ordenador portátil o querrán conectar su móvil.
4 Ayúdate de documentos visuales
Apoyar una exposición con un documento visual es siempre una apuesta segura. Sobre todo cuando se trata de presentaciones de un proyecto o producto. La reunión se hará mucho más amena y los participantes podrán comprender de una manera mucho más fácil el concepto si nos ayudamos de vídeos, imágenes y presentaciones.
5 Cuida la temperatura en la sala
Que los invitados se sientan a gusto en la sala es de crucial importancia. El clima será mucho más cómodo si se cuenta con una temperatura idónea. Por ejemplo, en verano es importante que no se abuse del aire acondicionado y, por otro lado, que se no se prescinda de él. De lo contrario los invitados se sentirán incómodos y querrán acabar lo antes posible.
6 Piensa en organizar un catering o coffe-break
El objetivo es que los participantes de la reunión estén cómodos y contentos. Y tomar decisiones con el estómago vacío no es lo más conveniente. Por eso, puedes pensar en encargar un pequeño catering para la pausa o bien un coffe-break.
7 Elige bien dónde realizar tu reunión
Como hemos indicado al principio, la imagen que se dé en una reunión es de gran importancia. Por eso, el lugar que escojamos debe cuidar al detalle el orden, ser agradable y estar adaptado para el trabajo.
Pero si no disponemos de un lugar de estas características en nuestra empresa, no tenemos sede física o simplemente queremos reunirnos en el centro de la ciudad, los Centros de Negocios son una opción muy a tener en cuenta.
Es el caso de Independencia Centro de Negocios que, en pleno corazón de Zaragoza, ofrece alquiler de sala de reuniones, de juntas, para entrevistas o para videoconferencias.
