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2
Jul

Cómo planificar una reunión exitosa

Planificación de reuniones exitosas

¿Cómo planificar una reunión exitosa? Aunque llegar a un acuerdo no depende sólo de una parte, la buena planificación de una reunión puede ayudar a que se desarrolle con éxito y que los asistentes estén más receptivos a las propuestas. Un error de comunicación, un espacio inapropiado o la falta de puntualidad son detalles que pueden dar al traste con una reunión importante sobre la que se había estado trabajando durante días.

Aquí van una serie de consejos y prácticas a evitar para que una reunión vaya sobre ruedas y sobre todo para que, independientemente del resultado final, el encuentro sea satisfactorio para todas las partes.

1               Reunión clara

Para que no haya malentendidos de antemano es necesario fijar bien la cita para la reunión e informar a todos los asistentes del día, la hora y el lugar de la reunión. Si se trata de una reunión con varios puntos a tratar establecidos, enviar el orden del día a los asistentes previamente por correo electrónico y disponer de algunas copias en la sala es una buena idea.

2               Establecer un moderador

En toda reunión debe haber un líder que se encargue de “llevar las riendas” de la reunión. Es sobre esta persona sobre la que recae la mayor parte de la responsabilidad por lo que el mejor consejo para que todo salga bien es preparar bien el contenido. Sin perder el liderazgo, el moderador debe procurar que los asistentes que quieran intervenir tengan la oportunidad de hacerlo.

3               Puntualidad

Una muy mala manera de comenzar una reunión es ser impuntual. Si se está trabajando por cerrar un trato con éxito es de suma importancia que todos los miembros del equipo lleguen unos minutos antes del comienzo. Del mismo modo, si la reunión tiene una hora aproximada de fin hay que intentar adecuarse.

4               Ambiente cómodo

El espacio donde se desarrolle la reunión es primordial, como explicamos en el post cómo organizar una sala de reuniones. Si una empresa no dispone de un lugar acondicionado y con espacio suficiente para todos los asistentes, existe la opción de alquilar una sala de reuniones en un centro de negocios, equipada especialmente para estos encuentros formales.

Internet, pantalla de proyección, pizarra o televisión son solo algunas de las comodidades que ofrecen estas salas equipadas para reuniones de negocios y también para entrevistas, procesos de selección, sesiones de coaching, formaciones, juntas o presentaciones.

5               Periodicidad adecuada

Si las reuniones con un cliente o con un proyecto se desarrollan en un intervalo de tiempo muy corto, los asistentes pueden perder interés en lo que se va a comunicar. Por ello, es aconsejable convocar una reunión cuando haya novedades y sea conveniente para todas las partes. Si es posible, hay que pensar en un horario adecuado, preferiblemente que no sea al final de la jornada.

6               Claridad en el mensaje

No siempre se puede ser breve pero se puede intentar ser lo más claro posible. Una buena preparación de la reunión evitará la pérdida de tiempo y facilitará que las ideas se puedan transmitir de forma mucho más clara. Las presentaciones y los esquemas son siempre una herramienta excelente para una comunicación más efectiva.

7               Evita las llamadas innecesarias

Salvo que sea un tema muy urgente hay que evitar coger el teléfono móvil en una reunión o contestar a mensajes. Nuestro interlocutor puede pensar que no somos serios y que no nos interesa demasiado el resultado de la reunión.

8               Resumen final

El moderador puede dedicar los últimos minutos a hacer un pequeño resumen de los puntos acordados para terminar de cerrar cuestiones que se hayan podido quedar en el tintero.

16
Abr

Cómo redactar la visión y misión de tu empresa

La visión y la misión de una empresa son una declaración de intenciones que forma parte de la identidad corporativa y que sirven como guión de un negocio. Ambas están orientadas al largo plazo pero afectan a las acciones más inmediatas, formando parte de la filosofía empresarial.

Todas las grandes empresas como Coca-Cola, Nike o Nestlé tienen muy bien definida esta visión y misión. En realidad es una labor muy sencilla que solo necesita reflexión y claridad. En este post explicamos cómo redactar ambas paso a paso:

Redactar la visión de una empresa

Pregunta clave: ¿Cómo quiero que sea el proyecto de aquí a unos años? (Largo plazo)

La respuesta a esta pregunta definirá nuestra visión de negocio, es decir, es un propósito, una declaración de cómo queremos que sea la empresa más adelante. Para redactarla es necesario reflexionar sobre el punto actual de la empresa y el punto hasta donde se quiere llegar. Tener claro ese objetivo ayudará a llegar a él.

La visión puede ser simplemente una frase o, como mucho, un párrafo. El objetivo es que sea clara, concreta y concisa. Por ejemplo, en el caso de Nestlé es “estar siempre a la vanguardia de la industria de alimentos”.

La propuesta debe ser ambiciosa pero al mismo tiempo factible. Además, debe estar en la línea de los valores y la cultura de la empresa, respetando su identidad corporativa.

La visión de una empresa ayudará a:

  • Involucrar y servir de compromiso para accionistas, colaboradores, consumidores y las sociedades donde operamos.
  • Dar estabilidad a los proyectos de la empresa a través de una propuesta que no cambia.
  • Promover la visión entusiasta orientada hacia un objetivo y servir de inspiración para alcanzarlo.

Redactar la misión de una empresa

Pregunta clave: ¿Cuál es nuestra razón de ser? (Corto, medio y largo plazo)

La misión de una empresa describe su actividad y responde a la pregunta de ¿por qué existimos? La misión debe ir en consonancia con la visión ya que será el medio para llegar a esa visión a largo plazo.

Para diferenciarla mejor de la visión vamos a ver de nuevo los ejemplos de Nike y Nestlé. En el caso de la empresa de deporte su misión se resume en una frase: “Ofrecer inspiración e innovación a todos los atletas del mundo”. En el caso de Nestlé la misión es: “Mejorar la calidad de vida y contribuir a un futuro más saludable, para personas y familias, para nuestras comunidades y para el planeta”.

Valores de una empresa

A menudo la visión y la misión de una empresa se mezclan con los valores, puesto que están muy vinculados y juntos confieren gran parte de la identidad corporativa de una empresa. Coca-Cola los resume en siete. A la par que redactamos la visión y la misión podemos incluir los valores de la empresa, un breve listado de los principios éticos sobre los que se asienta la cultura de la empresa.

9
Abr

5 aspectos a tener en cuenta antes de contratar un Centro de Negocios

Los centros de negocios son una alternativa que cada vez está cobrando más fuerza frente al alquiler convencional de despachos y de oficinas a particulares. Normalmente, estos centros incluyen unas instalaciones completamente amuebladas y equipadas con la mejor tecnología para poder empezar a trabajar rápidamente sin tener que hacer ningún tipo de inversión desde el primer momento del alquiler de un despacho.

Pero no todos los centros de negocios son iguales: cada uno tiene unas características que el empresario tendrá que valorar. Entre ellas, las necesidades del negocio y el tiempo de alquiler que necesita, la ubicación de la oficina, las instalaciones, la atención de visitas y llamadas y otros servicios extra. En este post nos detenemos en cada uno de estos puntos necesarios para hacer una buena elección del centro de negocios.

1.     Necesidades

La primera pregunta antes de contratar un servicio en un centro de negocios es: ¿cuáles son mis necesidades? Aunque las opciones que más se conocen son las salas de alquiler por un tiempo determinado y el alquiler de despachos, existen otras opciones como la domiciliación de la empresa en un centro de negocios. Es decir,  establecer el domicilio social en el centro de negocios, lo que permite conseguir una dirección de prestigio además de otros servicios como la atención de visitas, la recepción de mensajería y correspondencia.

Con estas tres opciones sobre la mesa es preciso reflexionar sobre la alternativa más indicada para el negocio: un despacho, una sala por un tiempo determinado o bien la domiciliación de la empresa.

2.     Tiempo

Para facilitar más el servicio es conveniente escoger un centro de negocios que ponga a su disposición el servicio por el tiempo que la empresa lo necesite: horas, días, meses o años.

3.     Ubicación

Otro de los puntos clave es la ubicación. Lo ideal es que se encuentre en un lugar céntrico y en una zona en la que haya más actividad de negocios. Además de facilitar el transporte tanto para los trabajadores como para las personas que acudan a reunirse a las oficinas, un centro de negocios bien ubicado ayudará a lograr una imagen más seria, formal y profesional. Por ejemplo, el centro de negocios en Zaragoza Independencia CN optó por una ubicación en el paseo Independencia, en pleno centro financiero y comercial de la ciudad.

4.     Instalaciones

Como la ubicación, las instalaciones del centro de negocios serán un reflejo de la empresa que lo ocupa. En este sentido, es preciso que las instalaciones estén en unas condiciones impecables para que la imagen que se transmita sea la mejor posible. Una de las ventajas del centro de negocios es que es una solución muy cómoda para que la empresa crezca fácilmente y sin inconvenientes.

Por ello, a la hora de contar con sus servicios es una buena idea escoger un centro amueblado, con Internet, luz, teléfono, limpieza diaria y climatización incluida. Si no, la ventaja de la comodidad de este tipo de servicios se pierde por completo. Igualmente hay que estar atentos a que esté todo incluido- alta y consumos de agua, electricidad, calefacción, climatización, IBI, seguros de instalaciones y comunidad- para no tener sorpresas a la hora de recibir la factura.

Asimismo, es interesante que el centro de negocios cuente con varias opciones de salas de alquiler para poder cubrir todas las necesidades del negocio sin tener que salir de la sede.

5.     Servicios extra

Una empresa ubicada en un centro de negocios se puede beneficiar de la atención de visitas y llamadas, recepción de mensajería, correspondencia y notificación online de avisos. En definitiva, todo lo necesario para tender puentes entre los clientes y la empresa, unos servicios muy importantes a la hora de elegir la mejor opción.

En resumen, a la hora de escoger el centro de negocios es imprescindible que nos ofrezca todas las facilidades para que la empresa puede expandir o iniciar su negocio sin preocupaciones, con todo incluido y recibiendo un valor añadido de una ubicación y servicios de prestigio.

15
Mar

Oficina en casa ¿qué debo tener en cuenta?

¿Estás pensando en emprender un negocio? ¿La idea de instalar tu oficina en casa se te ha pasado por la cabeza?

Si es así, hay una serie de circunstancias que todo emprendedor que plantee instalar el despacho en su vivienda, debe conocer antes de decantarse por esta fórmula.

La idea de trabajar desde casa es una de las opciones más extendidas por los emprendedores que dan los primeros pasos en su negocio. Pero la elección de un lugar de trabajo u otro tiene que ser una idea muy pensada. En ese recopilamos algunas de las preguntas más frecuentes a la hora de trasladar tu oficina a tu propio hogar, con sus ventajas y desventajas.

¿Dónde instalar la oficina?

El lugar en el que instalar tu oficina es el punto más importante. Si te has decidido por hacerlo en tu propia casa, lo ideal es que sea un lugar destinado exclusivamente al trabajo, donde puedas instalar tu ordenador de sobremesa, tu escritorio y tu material de oficina.

No es nada aconsejable ubicar tu lugar de trabajo en tu propia habitación, ya que puedes correr el riesgo de mezclar en exceso el entorno laboral con el personal.  Aunque nuestra habitación, el salón o la cocina puedan servir para trabajar en casa durante un corto periodo de tiempo, si pensamos en el largo plazo habrá que habilitar un espacio de trabajo claramente diferenciado.

¿Es posible separar la vida profesional de la personal?

Ésta es una pregunta a la que solo puede responder el propio trabajador. Para las personas propensas a llevar los problemas personales al terreno laboral, instalar su oficina en casa es definitivamente una mala idea. Para las personas que emprenden en solitario,  separar lo personal de lo laboral es un reto constante que se puede hacer cuesta arriba si la oficina se encuentra en su propio hogar. Por eso, son muchos los que optan por mudarse o alquilar un despacho, en un lugar diferente al entorno en el que habitan.

¿Puedes recibir visitas?

La configuración de tu oficina en casa dependerá de quién vaya a visitarla, es decir, si vas a recibir visitas comerciales, de socios o compañeros. Si te vas a reunir con gente es aconsejable que los visitantes no tengan que atravesar toda la casa para llegar a tu despacho.

Si consideras que tu lugar de trabajo no está acondicionado para recibir a gente, tienes alternativas. Desde quedar en un lugar público o restaurante a la opción más profesional, alquilar una sala. En los centros de negocios encontrarás la solución a medida, con salas destinadas a juntas, reuniones, entrevistas e incluso videoconferencias.

Una opción muy flexible gracias a la cual podrás trabajar de diario en tu hogar y reservar una sala de reuniones para las ocasiones más importes.

¿Qué dirección debo incluir en mi tarjeta?

Al tener tu oficina en casa, la dirección de tu negocio pasa a ser la de tu propio hogar. Este hecho preocupa a muchos nuevos empresarios que teletrabajan pero que no quieren mezclar su vida personal con su vida laboral. Por ello, el empresario debe considerar algunas opciones como la de contratar el servicio de una oficina virtual.

Además, este tipo de servicios de los centros de negocios suelen incluir horas de alquiler de oficina, lo que los convierten en una atractiva solución para quien trabaja desde casa.

9
Mar

Técnicas para hablar en público y exponer tus productos y servicios a tus clientes

Hablar en público para exponer tus productos o servicios a los clientes es una tarea muy habitual. Sin embargo, esta exposición con audiencia no siempre es grata para la persona que comunica, sobre todo, si no tiene seguridad en sí misma y no conoce las técnicas adecuadas. Pero lo cierto es que exponer en público forma parte del día a día de emprendedores y empresarios por lo que es conveniente aprender a hacerlo correctamente y, sobre todo, superar el miedo a hablar en público.

Por eso, en este post os traemos una serie de consejos para expresarse bien en público con los que la seguridad irá llegando poco a poco hasta que comunicar sea una tarea agradable ¡Aquí van nuestras sugerencias!

1            Practica para ganar seguridad

Cuando hemos hablado en decenas de ocasiones sobre un asunto, ya no es necesario preparar una exposición para que salga perfecta. Pero cuando somos nuevos e inexpertos, nuestro consejo es que toda práctica es poca. Ganaremos seguridad y nos ayudará a memorizar nuestra exposición para que quede más natural. Para mejorar nuestro lenguaje corporal podemos utilizar un espejo o incluso grabarnos a modo de prueba para corregir nuestros errores.

2            Apóyate en complementos visuales

Una pizarra, un panel o una presentación con imágenes ayudarán a apoyar nuestro discurso. Estos elementos facilitarán la tarea al orador y también al público, que podrá seguir las indicaciones mucho mejor. Si es posible hay que realizar la presentación con una muestra del producto, que será un aliado perfecto para realizar demostraciones y permitir al público que vea y experimente de primera mano las prestaciones de las que hablamos.

3            Saca partido a anécdotas y ejemplos

Después de una presentación, el público no recordará tanto qué has contado, sino cómo lo has contado. Para hacer la presentación más amena y llamar la atención del oyente, puedes relacionar el producto o servicio con alguna de tus anécdotas personales o de tus allegados que servirán para relajar el ambiente. Por otro lado, algo esencial y que quedará en la memoria de los asistentes muy fácilmente son los ejemplos.

4            Escoge un lugar adecuado para tu presentación

El lugar en el que realices tu presentación será también importante para estar cómodo y que los asistentes lo estén también. En una charla no todo depende del orador, por lo que habrá que estar seguro de todos los detalles, como que la tecnología esté a punto o que contamos con asientos para todos los asistentes. En definitiva, organizar la sala de reuniones para que no falte de nada. Si no dispones de un lugar apropiado para hacer este tipo de presentaciones tan importantes para la imagen de tu negocio, la opción de alquilar una sala de reuniones nunca te fallará.

5            Intenta no leer todo el tiempo

Para evitar que los asistentes pierdan la atención, intenta no leer todo el tiempo. Por supuesto, puedes valerte de un esquema o de un texto, pero es conveniente que no se lea y que se trate de establecer contacto visual con los asistentes. Solo así ganarás complicidad con el público.

6            Trata de transmitir seguridad

Uno de los retos en las primeras exposiciones públicas de productos o servicios es mostrar seguridad. Incluso si se está seguro de la calidad y de los atributos del producto, los nervios pueden jugar una mala pasada. Por ello, hay que intentar guardar una apariencia segura, con voz firme y postura corporal relajada. Uno de los consejos más útiles es centrarse en una o dos personas del público que trasmitan tranquilidad y evitar así mirar al vacío o al suelo. Con la práctica, la seguridad está ganada.

9
Feb

Método de John Grisham para empezar nuevos proyectos

Autor de “Tiempo de matar”, “La firma”, “El informe Pelícano” y una treintena de libros más, John Grisham encontró en la falta de tiempo y en la determinación de conseguir su objetivo su método para escribir. Un método para empezar nuevos proyectos, en su caso su primer libro, que puede servir como ejemplo de perseverancia y de superación personal para comenzar un propósito cuando creemos que ya no hay hueco en nuestra agenda.

El secreto para encontrar tiempo para escribir su primera novela, “Tiempo para matar”, mientras trabajaba como abogado fue sencillo: cada día escribía una página. Y así lo hizo durante los tres años que le costó escribir su primer libro, que concluyó en 1989.

Grisham escribía cada mañana antes de ir a trabajar, cuando se aseguraba de tener al menos una nueva página completa. Así nació su primer libro, una suerte de testimonio autobiográfico en el que hablaba sobre un caso que seguía en ese momento como abogado.

Vencer al tiempo con constancia y esfuerzo

A pesar de que Grisham pensó muchas veces que su novela sería uno de esos proyectos que empiezas y nunca acabas, con constancia y esfuerzo ganó la partida a la falta de tiempo.

Según explica el reputado escritor al diario The Guardian, escribir su primera obra le tomó tres años: “La mayor parte del tiempo pensé que nunca terminaría. Finalmente se imprimieron 5.000 ejemplares de tapa dura y yo estaba muy emocionado. Pero no se vendieron todos y no hubo una segunda edición. Entonces escribí ‘La Firma’…”.

Grisham escribió su segunda novela más rápido todavía y “La Firma” salió publicada en 1991. Ya como escritor a tiempo completo, el estadounidense se planteó conseguir concluir “El informe Pelícano” un año después de “La Firma”. Y consiguió su objetivo.

A este libro le siguió “El cliente”, “Cámara de gas”, “Legítima defensa”, “El jurado” y una extensa lista de libros producidos por Grisham a razón de una casi una obra por año.

Cosas que nos enseña el Método de John Grisham

En este vídeo sobre la rutina para escribir de John Grisham, el popular autor da una serie de claves que se pueden aplicar tanto a la escritura y al desarrollo de una actividad creativa como al trabajo.

  • Constancia. El novelista escribe seis días a la semana y comienza a las siete cada mañana. Allí empieza el momento más productivo para él, que se prolonga hasta las 10 de la mañana.

  • Días malos y días mejores. A la hora de llevar a cabo un proyecto no todos los días serán igual de productivos ni igual de útiles. Algunos pueden ser incluso la mitad de productivos. Como los del autor, que dice que en un día bueno puede escribir unas 2.000 palabras, mientras que en uno malo solo 1.000.

  • El mismo lugar. El escritor confiesa escribir siempre en el mismo lugar, su oficina. Pero va más allá y lo hace con el mismo ordenador e incluso la misma taza de café. Un buen consejo para la gente que trabaja desde su hogar y necesita evitar distracciones, como explicábamos en este artículo sobre consejos para trabajar desde casa. El lugar es sin duda crucial y para muchos es fundamental para la productividad trabajar todos los días desde una oficina o despacho.

  • Evitar las distracciones de Internet. El novelista no trabaja online y así evita las distracciones. Algunos otros métodos para llevar a cabo proyectos, como la Técnica Pomodoro, tienen como premisa evitar los entretenimientos, como el móvil o la música.

  • “No escribo la primera escena hasta que no conozco la última”. Este último consejo tan literario sirve igualmente para cualquier proyecto que se comience de la índole que sea. Y es que es imprescindible conocer el objetivo que se quiere alcanzar para poder llegar hasta él.

 

30
Ene

Cómo analizar la viabilidad de tu negocio

Una idea puede convertirse en un negocio. Pero antes de que el emprendedor se “lance a la piscina” del mercado, lo más sensato es que analice si el proyecto sería viable. Es decir, cuáles son las posibilidades de que un negocio pueda progresar, garantizando a largo plazo su rentabilidad económica.

Cuando un emprendedor lanza una idea al mercado casi nunca va a ciegas, y antes de hacerlo probablemente ha pasado por la mayoría de estos pasos para determinar si un negocio es viable:

1 Definición del producto y propuesta de valor

En primer lugar, un plan de negocio debe incluir una definición del producto o del servicio que se va a lanzar, así como su propuesta de valor.

La propuesta de valor es una cualidad de tu producto que resuelve un problema de tu cliente, aporta un beneficio y te diferencia de la competencia. En resumen, responde a la pregunta de ¿qué puede ofrecer tu propuesta que no haga ya la competencia?

La propuesta de valor de un producto debe hacer que destaque sobre los otros que son similares a él para que los consumidores tengan una razón para elegirlo. Es decir, diferenciarse. Por ejemplo, una excelente calidad-precio, los precios más bajos del mercado o el respeto hacia el medio ambiente podrían ser propuestas de valor.

2 Producto mínimo viable

El producto mínimo viable (PMV) es un término muy utilizado en el lenguaje de las empresas start-up. Se trata de una estrategia que consiste en probar el producto en el mercado con el mínimo de características con las que podría contar, para aprender directamente en el terreno práctico cómo responden los primeros clientes, gracias a su feedback.

Antes de sacar un producto al mercado hay que estar seguro de que cuenta, como mínimo, con las características que lo convierten en un PMV, que puede ir mejorando en base a las primeras experiencias.

3 Estudio de mercado

Un estudio de mercado es una investigación que busca anticiparse a la respuesta de los clientes potenciales y la competencia. En este estudio de mercado previo se debe recoger al menos el análisis de la competencia y del público objetivo al que nos queremos dirigir.

En cuanto a la competencia, hay que analizar quiénes son las empresas que trabajan en el sector en el que queremos introducirnos y cuál podría ser su reacción.

En el lado del público objetivo, tendremos que determinar nuestro target, es decir, el público objetivo al que nos queremos dirigir de forma prioritaria. El estudio de mercado debe recoger sus características y comportamiento de consumo para que se puedan implementar las campañas de marketing.

Una buena idea es incluir un DAFO, un cuadro muy visual en el que se representan un análisis interno (con Fortalezas y Debilidades) y uno externo (con Amenazas y Oportunidades).

4 Análisis financiero

Y como último paso, un análisis financiero será el documento más útil para analizar la viabilidad de nuestro negocio.

Para ello habrá que calcular los fondos necesarios para poner en marcha el negocio, así como las aportaciones de capital propio y de terceros. Del mismo modo, es esencial intentar calcular una estimación de los ingresos y los gastos para determinar unos posibles beneficios.

El análisis financiero nos ayudará a dilucidar si el negocio será viable si el presupuesto de inversiones está cubierto por el presupuesto de financiación, si se obtiene un beneficio acorde con las expectativas y si se estima que el proyecto contará con liquidez para poder pagar los compromisos más inmediatos.

En nuestra estrategia es interesante tratar de minimizar el riesgo, controlando las inversiones iniciales y los gastos fijos. Por ello, en los nuevos proyecto es habitual ir dotando de estructura a la actividad de forma gradual, según va avanzando su crecimiento. En este sentido, las opciones de alquilar una sala por horas o de domiciliar la empresa en un centro de negocios son dos alternativas factibles para tratar de asegurar la viabilidad en los primeros pasos de un negocio.

22
Ene

Cómo aprender a gestionar mis proyectos

La gestión de proyectos consiste en el planeamiento, la organización y el control de los recursos con el propósito de alcanzar un objetivo. Es decir, un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un resultado único y final. Por ejemplo la creación de una página web, la traducción de un libro o el desarrollo de una nueva aplicación.

Tanto en las iniciativas personales como en los grandes proyectos de las empresas, el objetivo es el mismo: que concluya en el tiempo previsto, con el presupuesto asignado y que cumpla las expectativas pactadas.

En este post nos vamos a centrar en algunos consejos para aprender a gestionar los proyectos personales con unos objetivos claros y alcanzables.

1         Haz una lluvia de ideas

La lluvia de ideas es un buen comienzo para un proyecto personal. Es un trabajo que puedes hacer en solitario o acompañado y en el que puedes determinar los aspectos más relevantes del proyecto que llevarás a cabo. Su formato, nombre, herramientas de trabajo, presupuesto y tiempo necesario para ejecutarlo son algunos de los factores que deberás determinar en esta fase.

2         Calendariza tu proyecto

Un proyecto en el que la variable del tiempo no existe es muy difícil de llevar a cabo. Por ello, el paso de calendarizar el proyecto es imprescindible. Aunque solo sea de forma orientativa hay que dividir el proyecto en diferentes fases y situarlas en el calendario. Retomando el ejemplo de la creación de una página web, podríamos dividir este proyecto en:

  • Desarrollo de la idea: primera semana de enero
  • Creación de la arquitectura web: hasta finales de enero
  • Diseño: primera semana de febrero
  • Creación de contenidos: mes de febrero

3         Establece una fecha límite

Además de crear unas fases para tu proyecto es necesario establecer una fecha límite realista. Por ejemplo, si tenemos que concluir el proyecto de la creación de la página web para el 15 de marzo, es una buena idea programar su fin para finales de febrero, dejando así dos semanas de tiempo extra con el que contar en el caso de que hubiera algún imprevisto.

4         Escoge tu método

Pero si tienes dificultades para medir los tiempos o tienes varios proyectos entre manos y quieres utilizar un método estandarizado para gestionar tus proyectos, éstos son los más comunes:

  • PERT: Se trata de las técnicas de revisión y evaluación de proyectos, conocida como PERT por sus nombre en inglés (Project Evaluation and Review Techniques). Gracias a esta técnica se puede identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total y también cada una de sus tareas. Se basa en el valor optimista, el pesimista y el más probable. Imaginemos que para editar una imagen para nuestra página web asignamos como valor optimista 30 minutos, como pesimista 50 y como más probable 40. Al final simplemente haremos una media y obtendremos que esta actividad nos costará aproximadamente 40 minutos.
  • Diagrama de Gantt: Este método puede ser perfecto para aquellos que tienen una mente muy visual. Se trata de una herramienta gráfica que expone con barras en el tiempo la dedicación prevista para diferentes tareas a lo largo de un tiempo total determinado. Para utilizarlos existen sencillos programas como el software de planificación de proyectos Tom’s Planner.

5         Lleva la cuenta de tus gastos

Al afrontar un proyecto es necesario asignarle un presupuesto con el que las dos partes estén de acuerdo y, en el caso de que sea un proyecto personal, que el emprendedor esté dispuesto a asumir. A lo largo de todo el proceso que dura un proyecto es necesario llevar una cuenta de los gastos que va generando para al final, como con el tiempo, tener un cómputo global.

6         Evalúa el trabajo

De esta manera será mucho más fácil evaluar el trabajo en función al tiempo y dinero invertido. Sin olvidar la calidad del resultado final, tercer factor que hay que estudiar al concluir un proyecto.

Un análisis crítico del proceso y resultado de nuestro proyecto nos ayudará a mejorar en el siguiente. Y, por supuesto, no hay que esperar al último momento para evaluar, sino que se puede hacer cada semana o cada mes para poder ir ajustando los recursos.

4
Ene

Cómo aprender a priorizar tareas

Una de las principales dificultades en la gestión del tiempo es aprender a priorizar las tareas. Aunque no existe una fórmula matemática para diferenciar las tareas importantes de las que no lo son, sí que existen algunas técnicas y destrezas personales, principalmente la responsabilidad y la intuición.

Porque a la hora de priorizar, la decisión es de quien ejecuta las tareas, y será él mismo el que anteponga una tarea sobre otra y asuma las consecuencias que esta determinación pueda acarrear.

Con el objetivo de que no toda la responsabilidad recaiga sobre la toma de decisiones intuitiva, en este post aportamos una serie de herramientas para facilitar esta clasificación de tareas.

– Clasifica tus tareas a tu manera

A la hora de clasificar las tareas existen muchísimos métodos y cada uno debe escoger el suyo. Puedes clasificarlas como tareas urgentes, tareas importantes, pequeñas tareas que puedes organizar en una misma actividad, tareas repetitivas que llevas a cabo de forma periódica… Y así una larga lista que cambia dependiendo de las actividades de la persona.

Para clasificar de una forma sencilla uno de los métodos más populares es el ABC: pondremos una A a las actividades que debemos realizar en primer lugar, B a las que realizaremos después de las A y C a las que haremos en últimos lugar e incluso podrían esperar.

– Utiliza un calendario y horario

Y para los que tienen una mente visual no hay nada como un calendario: puede ser uno tradicional o bien uno digital como Google Calendar o Asana, aplicaciones que permiten mover fácilmente las tareas de un día para otro.

Si utilizas un método de calendario y horario, una forma muy práctica de establecer la prioridad es utilizar colores. Por ejemplo: rojo para las primeras, naranja para las que haremos en segundo lugar y amarillo para las que no son tan urgentes o importantes.

– Acaba lo que has empezado

Un buen consejo es terminar en la medida de lo posible la tarea que se ha comenzado. De lo contrario, al volver a retomarla perderás de nuevo unos minutos al ponerte al día y continuar donde lo habías dejado. Y en la misma línea, la multitarea tampoco es el sistema adecuado para concluir a tiempo un conjunto de tareas prioritarias; es mejor hacerlas una a una.

– Sigue la regla de los dos minutos

El creador de la técnica Getting Things Done®, el experto en gestión del tiempo David Allen dice en su conocida regla de los dos minutos que si la acción siguiente puede hacerse en dos minutos o menos, es mejor hacerla la primera vez que aparezca en la mente, aunque la acción no sea de “alta prioridad”. Así costará menos que si se retomara en otro momento.

– Lo importante y lo urgente con la caja de Eisenhower

Efectivamente, fue el presidente estadounidense Eisenhower quien utilizaba este método al que da nombre, y que se basa en lo urgente y lo importante.

Para el que fue el trigésimo cuarto presidente americano, la tarea que es importante y urgente hay que hacerla de forma inmediata. Si es importante pero no es urgente, puedes programarla para hacerla en otro momento. Sin embargo, si es urgente pero no es importante, puedes delegar y si no es ni importante ni urgente sencillamente está permitido borrarla de la programación, según esta técnica.

– Ten en cuenta el Principio de Pareto o del 20-80

Y de Dwight D. Eisenhower al economista y filósofo italiano Vilfredo Federico Pareto, quien da nombre a la máxima del 20-80. Según el Principio de Pareto el 20% de esfuerzo produce el 80% de resultados. Siguiendo esta lógica, es aconsejable tomar decisiones para anteponer unas tareas sobre las otras.

– Aprender a decir “no”

Y como último consejo, para no saturarse y tener menos tareas que priorizar es necesario aprender a decir que no y también a delegar, como ya explicamos en el post ¿Por qué es tan importante delegar?

3
Ene

Ventajas e inconvenientes de hacerse autónomo

Emprender un negocio está al alcance de todos y hoy en día hacerse trabajador autónomo es la opción más sencilla para impulsar un proyecto personal y dedicarte a lo que siempre habías querido.

Según un resumen de resultados del Ministerio de Empleo y Seguridad Social a finales de septiembre del 2017 en España había casi dos millones de autónomos. Una opción que cada vez es más habitual entre las personas que quieren comenzar una iniciativa propia o experimentar una fase previa antes de la creación de una empresa.

Pero, ¿cuáles son las ventajas e inconvenientes de hacerse trabajador por cuenta propia? En este post os explicamos 5 de sus ventajas y otras tantas desventajas.

Ventajas de hacerse autónomo

 

  • Horarios propios

El autónomo pone sus propias reglas y, por lo tanto, sus propios horarios. Sobre todo, cuando se trabaja en proyectos es muy fácil escoger un horario de trabajo flexible que permita que el trabajador pueda adaptarse perfectamente a las necesidades de su vida personal.

En otros casos, como el de los servicios de pintor o albañil, por ejemplo, los horarios suelen ser más rígidos.

  • Elección del lugar de trabajo

De nuevo, es el trabajador el que elige si trabajar en una oficina, desde casa, desde un espacio público o desde la cafetería de enfrente. Eso sí, cuando en el negocio es importante reunirse y se quiere dotar de una dirección física para dar más seriedad al proyecto, se suele contar con un espacio físico habitual, un despacho alquilado o bien una oficina virtual en un centro de negocios.

  • Elimina intermediarios

Al no trabajar para ninguna empresa y eliminar intermediarios el precio que el cliente paga por los servicios se traduce directamente en beneficios para el trabajador (al margen de los costes).

  • Sin jefes

El sueño de muchos trabajadores sería vivir sin jefes y, precisamente, el trabajador autónomo es su propio jefe. Para bien o para mal está al timón de su propio negocio y es él mismo el que pone sus horarios, sus reglas y sus límites.

  • Proyecto personal

Ser trabajador autónomo permite apostar por un proyecto personal e intentar llevarlo a cabo. Es una manera de trabajar de forma independiente en el ámbito para el que la persona se ha formado y en el que desea emprender su carrera laboral.

Inconvenientes del mundo autónomo

 

  • Difícil separación entre lo laboral y lo personal

¿Cómo separar lo personal de lo profesional cuando se trabaja en casa? ¿Dónde están los límites de mi capacidad de trabajo? ¿En qué momento debería rechazar un proyecto para disponer de más tiempo libre? Éstas son algunas de las cuestiones a las que se enfrentan los trabajadores autónomos y que deben lidiar con una toma de decisiones y gestión del tiempo propia.

  • Impuestos: el IVA y el IRPF

Los principales enemigos de los trabajadores autónomos tienen nombre: IVA e IRPF. Los impuestos son uno de los grandes quebraderos de cabeza de los trabajadores por cuenta propia que, además, deben hacer frente al pago de su cuota de seguridad social. En cualquier caso, en la actualidad existen bonificaciones para los nuevos autónomos, aunque el pago va ascendiendo con el paso de los meses.

  • Búsqueda continua de clientes

El proceso para que un trabajador freelance consiga hacerse con una cartera importante de clientes es largo y requiere de paciencia y, sobre todo, de tiempo. Por lo tanto durante los primeros meses e incluso años de una trayectoria como profesional la búsqueda de nuevos clientes suele ser muy activa, con la inversión de tiempo que esta actividad conlleva.

  • Salario cambiante

Para la mayoría de los autónomos cada mes es diferente y está ligado a la cantidad de clientes con los que se haya trabajado y la cantidad de dinero facturado. En cualquier caso, todo depende también de que las personas o entidades para las que ha trabajado paguen a tiempo, por lo que en ocasiones es muy difícil saber cuánto se cobrará a final de mes.

  • Polivalencia

En una empresa con varios empleados cada uno tiene una función definida pero un trabajador independiente es un “todo en uno”. Finanzas, comunicación y gestión son algunos de los campos en los que un trabajador autónomo tiene que saber moverse.