Una de las principales dificultades en la gestión del tiempo es aprender a priorizar las tareas. Aunque no existe una fórmula matemática para diferenciar las tareas importantes de las que no lo son, sí que existen algunas técnicas y destrezas personales, principalmente la responsabilidad y la intuición.
Porque a la hora de priorizar, la decisión es de quien ejecuta las tareas, y será él mismo el que anteponga una tarea sobre otra y asuma las consecuencias que esta determinación pueda acarrear.
Con el objetivo de que no toda la responsabilidad recaiga sobre la toma de decisiones intuitiva, en este post aportamos una serie de herramientas para facilitar esta clasificación de tareas.
– Clasifica tus tareas a tu manera
A la hora de clasificar las tareas existen muchísimos métodos y cada uno debe escoger el suyo. Puedes clasificarlas como tareas urgentes, tareas importantes, pequeñas tareas que puedes organizar en una misma actividad, tareas repetitivas que llevas a cabo de forma periódica… Y así una larga lista que cambia dependiendo de las actividades de la persona.
Para clasificar de una forma sencilla uno de los métodos más populares es el ABC: pondremos una A a las actividades que debemos realizar en primer lugar, B a las que realizaremos después de las A y C a las que haremos en últimos lugar e incluso podrían esperar.
– Utiliza un calendario y horario
Y para los que tienen una mente visual no hay nada como un calendario: puede ser uno tradicional o bien uno digital como Google Calendar o Asana, aplicaciones que permiten mover fácilmente las tareas de un día para otro.
Si utilizas un método de calendario y horario, una forma muy práctica de establecer la prioridad es utilizar colores. Por ejemplo: rojo para las primeras, naranja para las que haremos en segundo lugar y amarillo para las que no son tan urgentes o importantes.
– Acaba lo que has empezado
Un buen consejo es terminar en la medida de lo posible la tarea que se ha comenzado. De lo contrario, al volver a retomarla perderás de nuevo unos minutos al ponerte al día y continuar donde lo habías dejado. Y en la misma línea, la multitarea tampoco es el sistema adecuado para concluir a tiempo un conjunto de tareas prioritarias; es mejor hacerlas una a una.
– Sigue la regla de los dos minutos
El creador de la técnica Getting Things Done®, el experto en gestión del tiempo David Allen dice en su conocida regla de los dos minutos que si la acción siguiente puede hacerse en dos minutos o menos, es mejor hacerla la primera vez que aparezca en la mente, aunque la acción no sea de “alta prioridad”. Así costará menos que si se retomara en otro momento.
– Lo importante y lo urgente con la caja de Eisenhower
Efectivamente, fue el presidente estadounidense Eisenhower quien utilizaba este método al que da nombre, y que se basa en lo urgente y lo importante.
Para el que fue el trigésimo cuarto presidente americano, la tarea que es importante y urgente hay que hacerla de forma inmediata. Si es importante pero no es urgente, puedes programarla para hacerla en otro momento. Sin embargo, si es urgente pero no es importante, puedes delegar y si no es ni importante ni urgente sencillamente está permitido borrarla de la programación, según esta técnica.
– Ten en cuenta el Principio de Pareto o del 20-80
Y de Dwight D. Eisenhower al economista y filósofo italiano Vilfredo Federico Pareto, quien da nombre a la máxima del 20-80. Según el Principio de Pareto el 20% de esfuerzo produce el 80% de resultados. Siguiendo esta lógica, es aconsejable tomar decisiones para anteponer unas tareas sobre las otras.
– Aprender a decir “no”
Y como último consejo, para no saturarse y tener menos tareas que priorizar es necesario aprender a decir que no y también a delegar, como ya explicamos en el post ¿Por qué es tan importante delegar?