«Todas las cosas serán producidas en superior cantidad y calidad, y con mayor facilidad, cuando cada hombre trabaje en una sola ocupación, de acuerdo con sus dones naturales, y en el momento adecuado, sin inmiscuirse en nada más.» – Platón
Hoy en día, de los líderes, directivos o responsables de equipo se espera que hagan seguimiento, supervisen y gestionen la eficiencia y productividad de cada tarea, aprovechando al máximo las capacidades de cada persona en beneficio de la organización.
Además, las nuevas formas de gestionar equipos también suponen tener una actitud colaborativa y conciliadora, estimular la creatividad, fomentar la participación, eliminar trabas en el trabajo y facilitar las herramientas necesarias para que nuestros empleados puedan desarrollar su trabajo con total tranquilidad y confianza.
Vemos en muchas organizaciones la (lógica) preocupación por el fomento del trabajo en equipo, pero muchos de nosotros tenemos dificultades para gestionar eficazmente nuestro tiempo, para gestionar nuestros propios proyectos, nos falta disciplina para planificar o hacer la trazabilidad de nuestras acciones. Es ciertamente complicada la crítica de la calidad de tu propio trabajo. Incluso determinar el ritmo a seguir en planificaciones largas.
Por ese motivo, recogemos algunas ideas que pueden ayudar a mejorar tu productividad y, lo que es más importante, la productividad de nuestros equipos.
ORGANIZACIÓN PERSONAL ANTES DE ORGANIZAR AL EQUIPO
Un error muy común entre los directivos y responsables de equipos de trabajo. En un contexto de presión por conseguir resultados, los líderes suelen desatender sus propias tareas de productividad. Preocupados por conseguir los mejores resultados posibles del equipo, relegan sus responsabilidades a un segundo plano.
Difícilmente conseguirás organizar bien un equipo si no eres capaz de organizar bien tu trabajo y terminar tus tareas. Es fundamental dedicar tiempo a trabajar una buena metodología de organización personal, antes de lanzarse a organizar el trabajo de otras personas. Getting Things Done (GTD) o alguna metodología similar pueden servirte… si la aplicas con rigor y disciplina.
REUNIONES SÍ, PERO SOLAMENTE LAS NECESARIAS
Las reuniones son excelentes formas de interaccionar y de hacer sentir a tus empleados parte del proyecto: además puedes recoger opiniones, facilitar la integración, y fomentar creatividad y el intercambio de ideas. Una comunicación fluida entre los miembros de tu equipo es fundamental para su buen funcionamiento y por lo tanto, para la productividad y la eficacia.
Sin embargo, muchas empresas adolecen de un mal virus que podemos llamar «reunionitis», que se extiende con facilidad por toda la organización. Los altos ejecutivos son eficaces en la medida en que logran evitar que estas reuniones interfieran en su jornada de trabajo. La reunionitis es una evidencia de una pésima planificación y una mala coordinación entre los equipos de la empresa.
El recurso más escaso es el tiempo de las personas. Después de cada reunión piensa en cuántas de esas tareas, consultas, ideas y opiniones compartidas se hubieran podido transmitir con un simple correo electrónico u otro medio.
LA PERFECCIÓN REQUIERE SU TIEMPO
En muchas ocasiones, la perfección requiere «demasiado» tiempo, así que conviene encontrar un punto intermedio. Es recomendable ser pragmático al tomar decisiones y resolver problemas. Hay que saber enfrentarse a que tengamos que hacer algo «cutre». No se trata de ocultarlo, sino de reconocer que puede ocurrir.
Por suerte o desgracia, el principio de Pareto funciona como un reloj: «el 20% de lo que haces genera el 80% de los resultados». Y, lo que es más crítico, la viceversa también se cumple. Es importante encontrar ese 20% lo antes posible, tu punto de «razonablemente bueno». Acertar supone ahorrar mucho tiempo.
APRENDER A DISTINGUIR LO IMPORTANTE DE LO URGENTE
Un gran problema de productividad en las empresas es la ruptura constante de los planes de trabajo que tenían previstos para efectuar sus tareas. Se trata de pequeños imprevistos y urgencias de los clientes, que individualmente no suponen un gran esfuerzo pero que, de forma agregada, implican rehacer el plan de trabajo constantemente y si son muy seguidas nos comen el tiempo para concluirlas.
Como son circunstancias no previstas que escapan a nuestro control, debemos tratarlas con la paciencia y metodología adecuadas. Al final, dedicamos tiempo a sofocar pequeñas fogatas en vez de resolver el foco principal del incendio. Nuestra productividad cae en picado y si no gestionamos bien cómo resolverlo, la situación solo empeorará.
Es complicado que el problema que para nuestro cliente es muy urgente nosotros no podemos tratarlo de esta manera, pero debemos explicarles que no trabajamos de forma exclusiva para ellos y, en todo caso, si necesitan esta prioridad deberíamos hablar de cambiar la relación contractual.
Y recuerda, cada maestrillo tiene su librillo. Estos consejos de productividad te pueden servir, pero debes ser tú quien marca las pautas en tu equipo.
